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9 preguntas frecuentes sobre Gestware, el software de facturación con VeriFactu para pymes y autónomos.
VERI*FACTU es el modo de remisión voluntaria del sistema de facturación: cada Registro de Facturación se transmite a la AEAT inmediatamente después de emitir la factura. La AEAT conserva el registro de forma inalterable y el cliente puede cotejar la factura escaneando el QR. En este modo no se requiere firma electrónica del registro, porque la autenticación se realiza con el certificado digital de la empresa.
No-VERI*FACTU es el modo de remisión bajo requerimiento: los Registros de Facturación se conservan localmente de forma inalterable, encadenados y firmados electrónicamente, y solo se envían a la AEAT cuando esta lo requiere (inspección). En cambio, en VERI*FACTU cada registro se envía a la AEAT en tiempo real. Otra diferencia clave: en No-VERI*FACTU cada registro debe ir firmado electrónicamente, mientras que en VERI*FACTU no es necesaria firma del registro.
Es el registro que el sistema genera por cada factura emitida (registro de alta) o anulada (registro de anulación). Contiene los datos de la factura, el desglose por tipo de IVA, los totales, la identificación del sistema informático y la información de encadenamiento. Es la pieza central del RRSIF y, una vez generado, no se puede modificar ni eliminar.
Cada Registro de Facturación incluye su propia huella (hash) y una referencia al registro inmediatamente anterior con su huella. Así se forma una cadena: cualquier alteración de un registro rompería la continuidad y sería detectable. El encadenamiento es cronológico para el obligado, independientemente de la serie, y el sistema verifica automáticamente la continuidad de la cadena antes de enviar un nuevo registro.
Toda factura emitida, en papel o electrónica y en ambos modos, debe llevar un QR tributario con un contenido definido por la AEAT. En VERI*FACTU, al escanearlo el cliente accede al servicio de cotejo de la AEAT que confirma la recepción de la factura. El QR no se puede desactivar en las facturas emitidas: la normativa lo prohíbe expresamente.
En ambos modos se necesita un certificado digital cualificado de la empresa. En modo No-VERI*FACTU el certificado sirve para firmar electrónicamente cada registro, que se guarda localmente hasta que la AEAT lo requiera. En modo VERI*FACTU el registro no se firma, pero el certificado es necesario para autenticar el envío de los registros a la AEAT. El certificado se carga en los Datos de la Empresa.
El SIF se identifica de forma universal por tres elementos: el OEF (el NIF del obligado a emitir facturas), el SIF (código de 2 caracteres del producto, asignado por el fabricante) y el número de instalación. El número de instalación nunca debe repetirse para el mismo obligado, ni siquiera tras una reinstalación, debiendo asignarse uno nuevo en cada caso.
A nivel global, la respuesta puede ser Correcto, Parcialmente correcto o Incorrecto; por registro, Correcto, Aceptado con errores o Incorrecto. En Gestware estos estados se muestran en cada documento como Aceptado, Aceptado con errores o Rechazado, además de Pendiente, En curso o Fallo de envío. Un registro Incorrecto no queda almacenado en la AEAT; uno Aceptado con errores se almacena con la advertencia registrada.
La factura nunca se edita — una vez emitida es inalterable. En VERI*FACTU, el registro queda marcado como rechazado y puede reenviarse a la AEAT como reenvío de un registro previamente rechazado, sin tocar la factura. Si el rechazo se debe a un error en los datos de la propia factura (importe, IVA, etc.), la corrección se hace emitiendo una factura rectificativa (R1–R5) — un documento nuevo que referencia a la original, que permanece tal como se emitió. En cambio, en No-VERI*FACTU el registro rechazado nunca se altera: se conserva exactamente como se generó.