¿Por qué el programa no me deja finalizar una venta a este cliente?
Si el cliente tiene activado el control de crédito y el tipo de documento comprueba el tope de crédito, la finalización se bloquea cuando se supera el límite de crédito (deuda pendiente más el total del nuevo documento), el retraso de pagos (días desde el vencimiento más antiguo sin liquidar) o el número de documentos pendientes. El mensaje indica el límite alcanzado; revise la ficha del cliente o regularice los documentos pendientes.
¿Para qué sirve la columna Factor de conversión en las líneas del documento?
Aparece cuando el tipo de documento la activa. El factor, procedente del producto, multiplica la cantidad en todos los cálculos de la línea (base, descuentos, IVA y total) y también en la cantidad que mueve stock; por ejemplo, vender por caja y descontar las unidades correspondientes del stock.
¿Qué tipos de factura puedo emitir?
Los tipos previstos por la AEAT: F1 (factura ordinaria o completa), F2 (factura simplificada o ticket) y F3 (factura emitida en sustitución de facturas simplificadas). Para las rectificativas existen los tipos R1 a R5, según la causa de la rectificación.
¿Qué significan los tipos rectificativos R1 a R5?
R1 es la rectificativa por error fundado en derecho (Art. 80.1, 80.2 y 80.6 LIVA); R2 por concurso (Art. 80.3); R3 por créditos incobrables (Art. 80.4); R4 por el resto de causas; y R5 la rectificativa sobre facturas simplificadas. Además, cada rectificativa indica si es por sustitución (S) o por diferencias (I).
¿Qué diferencia hay entre la Factura Rectificativa de Abono y la Factura Rectificativa Contable de Abono?
Las dos abonan al cliente el importe del documento; la diferencia está en el almacén. La Factura Rectificativa de Abono, además de acreditar el importe, da entrada al producto en stock: es la que se usa normalmente en las devoluciones de mercancía. La Factura Rectificativa Contable de Abono solo acredita el valor y no toca las existencias: úsela cuando corrija un precio, un descuento o un error de facturación y el producto se quede en poder del cliente, o cuando lo facturado sea un servicio. Ante la AEAT las dos son rectificativas (de serie, R1 por diferencias) y las dos se comunican por VeriFactu como cualquier otra factura.
¿Cómo creo una factura o cualquier otro documento?
Abra Documentos, elija en el menú el tipo de documento que quiere emitir (por ejemplo, factura de venta) y pulse Nuevo Documento. Seleccione la serie y la fecha, indique el cliente o proveedor, añada las líneas de productos con cantidad, precio, descuentos e IVA, y guarde. El tipo de factura AEAT (F1, F2, F3 o R1-R5) lo hereda del Tipo de Documento elegido. Puede guardarlo como temporal (borrador) para finalizarlo más tarde, o finalizarlo para que reciba número definitivo y genere su Registro de Facturación.
¿Qué diferencia hay entre guardar temporal y finalizar?
Un documento temporal (borrador) se guarda sin número definitivo, no genera Registro de Facturación ni se comunica a la AEAT y se puede seguir editando. Al finalizarlo se genera el número definitivo y el Registro de Facturación encadenado, y el documento queda inalterable: no se podrá editar ni eliminar.
¿Cómo anulo un documento?
La anulación se usa solo cuando la factura nunca debería haber existido (por ejemplo, una factura de prueba o un duplicado por error). Genera un Registro de Anulación que se incorpora a la cadena; tanto el registro original como el de anulación se conservan. Es una operación poco frecuente, por lo que se solicita confirmación y el motivo de anulación.
¿Puedo editar o borrar una factura ya finalizada?
No. Una vez generado el Registro de Facturación, los documentos son inmutables: no se pueden editar ni eliminar. Si la factura contiene errores visibles (precio, cantidad, clasificación de IVA, etc.) debe emitir una factura rectificativa (R1 a R5); la factura original permanece tal cual fue registrada.
¿Puedo imprimir y enviar facturas por email?
Sí. Desde cada documento puede generar el PDF e imprimirlo, o enviarlo por email indicando el destinatario y el número de copia. El PDF incluye el QR tributario obligatorio. Para enviar emails debe tener configurada la cuenta SMTP de la empresa.
¿Por qué se muestran por separado el Importe total factura y el Total a pagar?
El importe total del Registro de Facturación es la suma por líneas de base imponible más cuota repercutida más recargo de equivalencia, y es el valor que viaja en el QR. No incluye retenciones (IRPF) ni suplidos. Por eso Gestware muestra de forma separada el Importe total factura y el Total a pagar, que es lo que el cliente realmente abona tras descontar la retención.
¿Qué es el QR impreso en la factura?
Es el QR tributario de VeriFactu, generado al finalizar documentos comunicables a la AEAT. Permite al cliente cotejar la factura ante la AEAT y es obligatorio en todas las facturas emitidas.
¿Cómo registro una factura de compra?
Menú → Documentos → Compras → (tipo) → Nuevo. Elija la serie y el proveedor, añada las líneas (productos al precio de coste) y finalice. Puede registrar el número y la fecha del documento original del proveedor.
¿La factura de compra se comunica a la AEAT (VeriFactu)?
No. El registro de facturas de compra recibidas no genera VeriFactu — VeriFactu se aplica a las facturas emitidas en las ventas. Las compras sirven para coste, stock, retenciones y para el cálculo de los modelos fiscales (IVA deducible).
¿Qué precio se usa en las líneas de una factura de compra?
El precio de coste del producto, con el tipo de IVA de compras. Al seleccionar el producto, esos valores se rellenan automáticamente en la línea.
¿Puedo registrar una factura de compra a partir del PDF del proveedor?
Sí. Menú → Documentos → Compras → (tipo) → Escanear factura. Suba el PDF o la foto de la factura y Gestware lee el proveedor, el número, las fechas, las líneas y el desglose de IVA. Verá lo leído al lado del documento original para comprobarlo y, al confirmar, se abre el formulario de compra ya relleno. Tarda unos segundos.
¿Qué archivos puedo escanear como factura de compra?
PDF, PNG, JPG y WEBP, hasta 10 MB y un máximo de 10 páginas. Sirve tanto el PDF que envía el proveedor como una foto hecha con el móvil, siempre que se lea bien. Un PDF con texto (no escaneado) da el mejor resultado.
¿El escaneo crea la factura de compra por mí?
No, y es deliberado. Escanear una factura abre el formulario de compra relleno con lo que se ha leído; la factura solo existe cuando usted la guarda, con las validaciones de siempre. La lectura es automática, la responsabilidad de lo que se registra sigue siendo suya.
¿Qué significan los avisos que aparecen al revisar una factura escaneada?
Al escanear, Gestware vuelve a calcular las líneas, las bases por tipo de IVA y el total, y los compara con los importes impresos en la factura. Si algo no cuadra —un céntimo de redondeo, una línea mal leída— lo señala arriba. También avisa si el proveedor es nuevo, si algún producto no se ha reconocido o si ya existe una factura con ese número para ese proveedor. Son informativos: nunca bloquean el botón de confirmar, porque la decisión es suya.
Al confirmar un escaneo, ¿se crean el proveedor y los productos que no existen?
Sí. Si el NIF de la factura no corresponde a ningún proveedor suyo, se crea la ficha con el nombre, el NIF y la dirección leídos; y se crea un producto por cada línea que no se haya podido emparejar con uno existente. Ambos nacen con el código siguiente disponible y con los mismos valores por defecto que si los hubiera creado a mano (país, divisa, condición de pago, unidad de medida, tipos de IVA…). Al terminar, un aviso le dice exactamente qué se ha añadido. Conviene repasar después esas fichas: una factura no dice familia, precio de venta ni margen — escanear ahorra la digitación, no sustituye a completar la ficha.
¿Qué pasa con el archivo de la factura que he subido para escanear?
Se guarda y queda ligado al documento de compra que salga de él: es la prueba de dónde vienen los datos, y puede volver a verlo cuando quiera. Si cancela el escaneo, el archivo se borra en ese momento. Y si sube una factura y nunca llega a usarla —cierra la pestaña, se le olvida—, se borra automáticamente a los 30 días junto con los datos leídos.
Al escanear una factura, ¿se usan mis datos para entrenar modelos de inteligencia artificial?
No. La lectura la hace un modelo de visión en servidores de la Unión Europea, con retención cero: el proveedor de inferencia no conserva ni el documento enviado ni la respuesta, y el uso de los datos para entrenamiento está excluido por configuración, no por confianza. Tenga en cuenta, aun así, que se envía la factura entera, no solo los campos que interesan.
No veo el botón Escanear factura, ¿por qué?
Solo aparece en Documentos → Compras, junto al botón Nuevo: es la factura del proveedor la que se escanea; en ventas el documento nace en Gestware y no hay nada que leer. El escaneo requiere además el módulo de Compras en su plan.
¿Dónde controlo qué campos aparecen en una factura?
En el Tipo de Documento: cada campo de la cabecera y cada columna de las líneas tiene una marca de visibilidad y, en algunos casos, una marca de Obligatorio. Así adapta el diseño del documento a lo que su empresa necesita.
¿Qué es el Tipo de Factura (F1/F2/F3/R1–R5) y dónde se define?
Es la clasificación AEAT del documento para VeriFactu: F1 completa, F2 simplificada, F3 sustituye simplificadas y R1–R5 rectificativas. Se define en el Tipo de Documento y la heredan todos los documentos creados con ese tipo.
¿Por qué no puedo cambiar el tipo de factura AEAT de un tipo de documento?
Una vez que existen documentos emitidos con ese tipo, la clasificación (Tipo de Factura L2 / L3 rectificativa) queda bloqueada para no alterar retroactivamente documentos ya comunicados a la AEAT.
¿Hay un importe máximo para la factura simplificada (F2)?
Sí. La ley (art. 4 del RD 1619/2012) la limita a 400 € con IVA en general y a 3.000 € en ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas y demás actividades del art. 4.2. Gestware no deja emitir una F2 que supere el límite de su empresa, que se configura en Parámetros (pestaña General) → «Límite de la factura simplificada»: 400 € por defecto y 3.000 € como máximo. Por encima del límite, emita una factura completa (F1) con los datos del cliente. Las rectificativas no tienen límite.
¿Cómo impido vender sin stock?
Active "Comprobar stock suficiente" en el Tipo de Documento; el guardado pasa a bloquearse cuando la cantidad de la línea supera el stock disponible.
¿Cómo configuro facturas recurrentes (cuotas periódicas)?
Cree un documento de facturación periódica (plantilla) con la entidad, el tipo/serie, las líneas y la periodicidad (por ejemplo, mensual); después, en la pantalla Procesar, genere los documentos de las fechas correspondientes.
¿Los documentos generados por facturación periódica son facturas válidas?
Sí. Son documentos completos, numerados y comunicados a la AEAT cuando corresponde, exactamente iguales a los creados manualmente.
¿Cómo detengo una facturación periódica?
Use "Cancelar" en la plantilla (queda inactiva y deja de generar documentos) o defina una fecha de fin sin renovación.
¿Cómo introduzco cantidades por talla y color en una línea?
Asocie las dos propiedades al producto en su ficha (Propiedad 1 y Propiedad 2), active "Tratar propiedades" en el tipo de documento y, en la línea, pulse el botón Propiedades. Se abre una matriz con las subpropiedades de la Propiedad 1 en las filas y las de la Propiedad 2 en las columnas: rellene la cantidad de cada combinación. Si el producto solo tiene una propiedad, la matriz es una lista con una única columna de cantidad.
¿Por qué no puedo editar la cantidad de la línea?
Porque el producto tiene propiedades y el tipo de documento tiene activado "Tratar propiedades": en ese caso la cantidad de la línea es la suma de las celdas de la matriz y queda como solo lectura. Cambie las cantidades dentro del botón Propiedades de la línea. Cambiar el producto de la línea reinicia la matriz.
¿Por qué no aparece el botón Propiedades en la línea del documento?
Se muestra solo si se cumplen las dos condiciones: el tipo de documento tiene activado "Tratar propiedades" y el producto de la línea tiene al menos la Propiedad 1 definida en su ficha.
¿Cómo imprimo las propiedades en el documento?
Active "Imprimir propiedades" en el tipo de documento. En la impresión, debajo de cada línea de producto, aparece un bloque "Propiedades:" con cada combinación de subpropiedades y su cantidad, en el orden definido en las subpropiedades.