Centre d'ajuda
36 preguntes freqüents sobre Gestware, el programari de facturació amb VeriFactu per a pimes i autònoms.
Si el client té activat el control de crèdit i el tipus de document comprova el plafó de crèdit, la finalització es bloqueja quan se supera el límit de crèdit (deute pendent més el total del nou document), el retard de pagaments (dies des del venciment més antic sense liquidar) o el nombre de documents pendents. El missatge indica el límit assolit; reviseu la fitxa del client o regularitzeu els documents pendents.
Apareix quan el tipus de document l'activa. El factor, procedent del producte, multiplica la quantitat en tots els càlculs de la línia (base, descomptes, IVA i total) i també en la quantitat que mou estoc; per exemple, vendre per caixa i descomptar les unitats corresponents de l'estoc.
Els tipus previstos per l'AEAT: F1 (factura ordinària o completa), F2 (factura simplificada o tiquet) i F3 (factura emesa en substitució de factures simplificades). Per a les rectificatives existeixen els tipus R1 a R5, segons la causa de la rectificació.
R1 és la rectificativa per error fonamentat en dret (Art. 80.1, 80.2 i 80.6 LIVA); R2 per concurs (Art. 80.3); R3 per crèdits incobrables (Art. 80.4); R4 per la resta de causes; i R5 la rectificativa sobre factures simplificades. A més, cada rectificativa indica si és per substitució (S) o per diferències (I).
Totes dues abonen al client l'import del document; la diferència és el magatzem. La factura rectificativa d'abonament, a més d'abonar l'import, dona entrada al producte en estoc: és la que es fa servir normalment en les devolucions de mercaderia. La factura rectificativa comptable d'abonament només abona el valor i no toca les existències: feu-la servir per corregir un preu, un descompte o un error de facturació quan el producte es queda en poder del client, o quan el que heu facturat és un servei. Davant l'AEAT totes dues són rectificatives (de sèrie, R1 per diferències) i totes dues es comuniquen per VeriFactu com qualsevol altra factura.
Obriu Documents, trieu al menú el tipus de document que voleu emetre (per exemple, factura de venda) i premeu Nou Document. Seleccioneu la sèrie i la data, indiqueu el client o proveïdor, afegiu les línies de productes amb quantitat, preu, descomptes i IVA, i deseu. El tipus de factura AEAT (F1, F2, F3 o R1-R5) l'hereta del Tipus de Document triat. El podeu desar com a temporal (esborrany) per finalitzar-lo més tard, o finalitzar-lo perquè rebi número definitiu i generi el seu Registro de Facturación (registre de facturació).
Un document temporal (esborrany) es desa sense número definitiu, no genera Registro de Facturación (registre de facturació) ni es comunica a l'AEAT i es pot continuar editant. En finalitzar-lo es genera el número definitiu i el Registro de Facturación encadenat, i el document queda inalterable: no es podrà editar ni eliminar.
L'anul·lació s'usa només quan la factura no hauria d'haver existit mai (per exemple, una factura de prova o un duplicat per error). Genera un Registro de Anulación que s'incorpora a la cadena; tant el registre original com el d'anul·lació es conserven. És una operació poc freqüent, per la qual cosa se sol·licita confirmació i el motiu d'anul·lació.
No. Un cop generat el Registro de Facturación (registre de facturació), els documents són immutables: no es poden editar ni eliminar. Si la factura conté errors visibles (preu, quantitat, classificació d'IVA, etc.) cal emetre una factura rectificativa (R1 a R5); la factura original roman tal com va ser registrada.
Sí. Des de cada document podeu generar el PDF i imprimir-lo, o enviar-lo per correu electrònic indicant el destinatari i el número de còpia. El PDF inclou el QR tributari obligatori. Per enviar correus electrònics cal tenir configurat el compte SMTP de l'empresa.
L'import total del Registro de Facturación (registre de facturació) és la suma per línies de base imposable més quota repercutida més recargo de equivalencia (recàrrec d'equivalència), i és el valor que viatja en el QR. No inclou retencions (IRPF) ni suplerts. Per això Gestware mostra de manera separada l'Import total factura i el Total a pagar, que és el que el client realment abona després de descomptar la retenció.
És el QR tributari de VeriFactu, generat en finalitzar documents comunicables a l'AEAT. Permet al client confrontar la factura amb l'AEAT i és obligatori a totes les factures emeses.
Menú → Documents → Compres → (tipus) → Nou. Trieu la sèrie i el proveïdor, afegiu les línies (productes al preu de cost) i finalitzeu. Podeu registrar el número i la data del document original del proveïdor.
No. El registre de factures de compra rebudes no genera VeriFactu — el VeriFactu s'aplica a les factures emeses a les vendes. Les compres serveixen per a cost, estoc, retencions i per al càlcul dels models fiscals (IVA deduïble).
El preu de cost del producte, amb la taxa d'IVA de compres. En seleccionar el producte, aquests valors s'emplenen automàticament a la línia.
Sí. Menú → Documents → Compres → (tipus) → Escanejar factura. Pugeu el PDF o la fotografia de la factura i Gestware llegeix el proveïdor, el número, les dates, les línies i el desglossament d'IVA. Veieu el que s'ha llegit al costat del document original per comprovar-ho i, en confirmar, s'obre el formulari de compra ja emplenat. Triga uns segons.
PDF, PNG, JPG i WEBP, fins a 10 MB i un màxim de 10 pàgines. Serveix tant el PDF que envia el proveïdor com una fotografia feta amb el mòbil, sempre que es llegeixi bé. Un PDF amb text (no escanejat) dóna el millor resultat.
No, i és deliberat. Escanejar una factura obre el formulari de compra emplenat amb el que s'ha llegit; la factura només existeix quan la deseu, amb les validacions de sempre. La lectura és automàtica, la responsabilitat del que queda registrat continua sent vostra.
En escanejar, Gestware torna a calcular les línies, les bases per tipus d'IVA i el total, i els compara amb els imports impresos a la factura. Si alguna cosa no quadra —un cèntim d'arrodoniment, una línia mal llegida— ho assenyala a dalt. També avisa si el proveïdor és nou, si algun producte no s'ha reconegut o si ja existeix una factura amb aquest número per a aquest proveïdor. Són informatius: mai bloquegen el botó de confirmar, perquè la decisió és vostra.
Sí. Si el NIF de la factura no correspon a cap proveïdor vostre, es crea la fitxa amb el nom, el NIF i l'adreça llegits; i es crea un producte per cada línia que no s'hagi pogut aparellar amb un d'existent. Tots dos neixen amb el codi següent disponible i amb els mateixos valors per defecte que si els haguéssiu creat a mà (país, divisa, condició de pagament, unitat de mesura, tipus d'IVA…). En acabar, un avís us diu exactament què s'ha afegit. Convé repassar després aquestes fitxes: una factura no diu família, preu de venda ni marge — escanejar estalvia la digitació, no substitueix completar la fitxa.
Perquè els seus tipus d'IVA no existeixen a la vostra empresa. Una factura portuguesa al 23 %, francesa al 20 % o alemanya al 19 % no troba cap tipus equivalent configurat, i el document es desaria sense desglossament d'IVA —és a dir, malament— sense que ningú se n'adonés. Es prefereix rebutjar-la i dir-ho. Registreu aquestes factures a mà, amb el tractament intracomunitari que correspongui.
Es desa i queda lligat al document de compra que en surti: és la prova d'on vénen les dades, i el podeu tornar a veure quan vulgueu. Si cancel·leu l'escaneig, el fitxer s'esborra en aquell moment. I si pugeu una factura i mai no arribeu a fer-la servir —tanqueu la pestanya, us n'oblideu—, s'esborra automàticament al cap de 30 dies, juntament amb les dades llegides.
No. La lectura la fa un model de visió en servidors de la Unió Europea, amb retenció zero: el proveïdor d'inferència no conserva ni el document enviat ni la resposta, i l'ús de les dades per a entrenament està exclòs per configuració, no per confiança. Tingueu en compte, tot i així, que s'envia la factura sencera, no només els camps que interessen.
Només apareix a Documents → Compres, al costat del botó Nou: és la factura del proveïdor la que s'escaneja; a vendes el document neix a Gestware i no hi ha res a llegir. L'escaneig requereix, a més, el mòdul de Compres al vostre pla.
Al Tipus de Document: cada camp de la capçalera i cada columna de les línies té una marca de visibilitat i, en alguns casos, una marca d'Obligatori. Així adapteu el disseny del document al que la vostra empresa necessita.
És la classificació AEAT del document per a VeriFactu: F1 completa, F2 simplificada, F3 substitueix simplificades i R1–R5 rectificatives. Es defineix al Tipus de Document i l'hereten tots els documents creats amb aquest tipus.
Un cop existeixen documents emesos amb aquest tipus, la classificació (Tipus de Factura L2 / L3 rectificativa) queda bloquejada per no alterar retroactivament documents ja comunicats a l'AEAT.
Sí. La llei (art. 4 del RD 1619/2012) la limita a 400 € amb IVA en general i a 3.000 € en vendes al detall, hostaleria i restauració, transport de persones i la resta d'activitats de l'art. 4.2. Gestware no deixa emetre una F2 que superi el límit de la vostra empresa, que es configura a Paràmetres (pestanya General) → «Límit de la factura simplificada»: 400 € per defecte i 3.000 € com a màxim. Per sobre del límit, emeteu una factura completa (F1) amb les dades del client. Les rectificatives no tenen límit.
Activeu "Comprovar estoc suficient" al Tipus de Document; el desament passa a bloquejar-se quan la quantitat de la línia supera l'estoc disponible.
Creeu un document de facturació periòdica (plantilla) amb l'entitat, el tipus/sèrie, les línies i la periodicitat (per exemple, mensual); després, a la pantalla Processar, genereu els documents de les dates degudes.
Sí. Són documents complets, numerats i comunicats a l'AEAT quan escau, exactament iguals que els creats manualment.
Useu "Cancel·lar" a la plantilla (queda inactiva i deixa de generar documents) o definiu una data de fi sense renovació.
Associeu les dues propietats al producte a la seva fitxa (Propietat 1 i Propietat 2), activeu "Tractar propietats" al tipus de document i, a la línia, premeu el botó Propietats. S'obre una matriu amb les subpropietats de la Propietat 1 a les files i les de la Propietat 2 a les columnes: ompliu la quantitat de cada combinació. Si el producte només té una propietat, la matriu és una llista amb una única columna de quantitat.
Perquè el producte té propietats i el tipus de document té activat "Tractar propietats": en aquest cas la quantitat de la línia és la suma de les cel·les de la matriu i queda com a només lectura. Canvieu les quantitats dins del botó Propietats de la línia. Canviar el producte de la línia reinicia la matriu.
Només apareix si es compleixen les dues condicions: el tipus de document té activat "Tractar propietats" i el producte de la línia té com a mínim la Propietat 1 definida a la seva fitxa.
Activeu "Imprimir propietats" al tipus de document. A la impressió, sota cada línia de producte, apareix un bloc "Propietats:" amb cada combinació de subpropietats i la seva quantitat, en l'ordre definit a les subpropietats.