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21 preguntas frecuentes sobre Gestware, el software de facturación con VeriFactu para pymes y autónomos.
Menú → Tesorería → Conciliaciones → Nueva conciliación. También puedes usar el botón ✓ (Nueva conciliación) en la fila de la cuenta, en Tesorería → Cuentas: crea una conciliación para esa cuenta y abre el detalle.
Sirve para contrastar los movimientos del extracto del banco con los movimientos que el programa ha registrado en esa cuenta (recibos y documentos que autoliquidan), mapeando cada línea del extracto con el o los movimientos correspondientes y confirmando que todo cuadra.
Botón Nueva conciliación, elige la cuenta y, si quieres, ajusta el período y el saldo bancario. El período viene sugerido (el siguiente al de la última conciliación de la cuenta) y no puede solaparse con otras conciliaciones de la misma cuenta.
En el detalle de la conciliación hay dos botones. Importar Norma 43 es el recomendado: sube el fichero que su banco genera en el formato estándar español y el programa lo lee, comprueba que está completo y evita duplicados. Importar movimientos es la vía alternativa: un .xlsx o .csv de tres columnas, o las líneas escritas a mano en una tabla, con un botón para descargar la plantilla.
Eso se refiere a la vía alternativa (Excel/CSV): tres columnas — Fecha, Monto (importe) y Descripción. Las fechas admiten el formato DD/MM/AAAA y el importe admite coma o punto como separador decimal. Un importe positivo es una entrada (cobro) y uno negativo es una salida (pago). El fichero Norma 43 no necesita nada de esto: la estructura viene definida por el propio formato.
Sí. Al importar, cada línea se vincula automáticamente al movimiento de la cuenta con el mismo importe (usando la fecha para desempatar) cuando la correspondencia es inequívoca. Las demás quedan por mapear a mano.
Sí. En la ventana de mapeo puedes seleccionar varios movimientos (casillas); el total seleccionado debe igualar el importe de la línea del extracto (aparece un check verde cuando coincide).
Significa que la línea del extracto tiene al menos un movimiento del programa mapeado. Mientras no tenga correspondencia, muestra 'Sin coincidencias'.
Conciliar finaliza la conciliación y marca los movimientos mapeados como conciliados en la cuenta (pasan a 'Sí' en la página de movimientos de la cuenta). Aplazar guarda el trabajo para retomarlo más tarde, sin finalizar.
El Saldo anterior arrastra el saldo de cierre del período anterior (importe inicial de la cuenta más las líneas de las conciliaciones anteriores). El Saldo total es el Saldo anterior más Cobros y Pagos, y la Diferencia es el Saldo bancario declarado menos el Saldo total (queda a cero, con check verde, cuando todo está conciliado).
Los movimientos que esa conciliación había conciliado vuelven a quedar no conciliados y disponibles para conciliarse en otra conciliación.
Sí, y es la forma recomendada. En el detalle de la conciliación, botón Importar Norma 43: elija el fichero que ha descargado de su banca electrónica y revise lo que el servidor ha leído antes de confirmar. Norma 43 (Cuaderno 43 de la AEB) es el formato estándar de extracto bancario en España; lo genera cualquier entidad, sin contratar nada y sin dar sus credenciales a terceros.
De la banca electrónica de su entidad. Busque «Cuaderno 43», «Norma 43», «AEB43» o «descarga de movimientos» y elija ese formato en lugar de Excel o PDF. Suele venir con extensión .n43 o .q43. Descárguelo y súbalo tal cual: si lo abre y lo vuelve a guardar con Excel o con un editor de texto, lo estropea.
Tres cosas. El fichero se lee en el servidor con la estructura exacta del formato, sin adivinar columnas, formatos de fecha ni separador decimal. Se comprueba aritméticamente que el extracto se ha leído completo, y si no cuadra no se importa. Y los movimientos que ya estaban no se vuelven a importar. Además se guardan el concepto, las referencias y el texto completo del banco, que un Excel de tres columnas pierde.
No se duplica nada: el resultado será «0 importados, N ya existían». Cada movimiento recibe una huella calculada a partir de sus propios datos — fechas, importe, conceptos, referencias y descripción — y los que ya están guardados se reconocen y se saltan. Si el fichero solapa parcialmente un período ya importado, solo entran los movimientos nuevos. Dos movimientos realmente iguales el mismo día (por ejemplo dos comisiones de 3 €) entran los dos: se distinguen por su orden en el fichero.
Que el saldo inicial más la suma de los movimientos no da el saldo final que el propio fichero declara. Casi siempre es un fichero incompleto o modificado. Por eso la importación se bloquea y se muestra la diferencia en euros: importarlo así ensuciaría la conciliación sin avisar. Si sabe lo que hace, puede marcar la casilla para importar de todos modos.
El fichero trae la entidad, la oficina y el número de cuenta; con ellos se calculan los dígitos de control y se compone el IBAN, que se compara con el de sus cuentas de tesorería. Si coincide, la cuenta viene ya elegida. Si no hay coincidencia clara no se elige ninguna: la pantalla muestra el IBAN, el CCC, el titular y la divisa del fichero y le pide que escoja. Si la cuenta elegida no tenía IBAN, se guarda el del fichero y la próxima importación la reconoce sola.
Es la protección contra el error más caro posible: meter el extracto de un banco en la cuenta de otro. La importación queda bloqueada hasta que confirme expresamente que quiere continuar; en ese caso se importa, pero el IBAN de la ficha de la cuenta no se modifica. Si la del aviso no era la cuenta correcta, cámbiela en el selector.
Sí, es lo habitual cuando se descargan todas las cuentas a la vez. La pantalla de revisión muestra arriba un selector con las cuentas del fichero: se importa una cada vez, eligiendo para cada una su cuenta de destino.
Normalmente no. Los bancos se toman libertades con el formato — cabeceras propias, líneas más cortas de lo previsto, ficheros .q43 sin registro final — y el programa las acepta y las anota como aviso en lugar de rechazar el fichero. Distinga dos cosas: los avisos no impiden nada, mientras que las líneas marcadas como error se han excluido y no se importan; aparecen en el contador «Con error», con su número de línea.
.n43, .q43, .txt, .aeb, .csb e incluso sin extensión, porque algunas entidades lo sirven así. El límite es de 10 MB, muy por encima de lo que ocupa un extracto mensual. Además se comprueba el contenido: si la primera línea útil no empieza por 11 (la cabecera de cuenta), el fichero se rechaza — así un PDF renombrado no llega a leerse.